Les contrats d’exploitation sont souvent un véritable casse-tête pour les copropriétés : contrats peu clairs, dérives possibles de la part de l’exploitant… Sénova vous donne les clés pour mieux comprendre ce qu’est un contrat d’exploitation et savoir si votre contrat est adapté à votre copropriété.

 

Qu’est-ce qu’un contrat d’exploitation ?

Il s’agit d’un contrat signé entre une copropriété et un exploitant d’installation de chauffage et d’eau chaude sanitaire (ECS). Son but est notamment d’assurer la bonne gestion et l’entretien des installations collectives de chauffage et/ou d’eau chaude sanitaire de la copropriété.

Les postes de facturation

Les contrats d’exploitation peuvent prendre une multitude de formes et peuvent inclure un ou plusieurs postes de facturation (c’est-à-dire des prestations) :

  • Poste P1 : fourniture d’énergie ou de combustible ;
  • Poste P2 : maintenance et petit entretien ;
  • Poste P3 : garantie totale et renouvellement des matériels (gros entretien) ;
  • Poste P4 : financement de gros travaux de rénovation.

Le poste P1 concerne la fourniture d’énergie par l’exploitant (ECS), ce qui implique que la copropriété n’a pas à gérer cet aspect (au niveau administratif) et que l’exploitant peut (théoriquement) obtenir des tarifs plus avantageux puisqu’il achète de l’énergie en grande quantité.

Le poste P2 est le poste « de base » présent dans tout contrat d’exploitation, puisqu’il est lié à l’entretien et à la maintenance des installations de la copropriété. Dans le cadre de cette prestation, l’exploitant doit assurer :

  • Le contrôle et l’entretien annuel des installations (à minima) ;
  • La maintenance préventive des installations de chauffage ;
  • La conduite, la surveillance et le dépannage des installations collectives de chauffage et/ou d’eau chaude sanitaire (mise en marche, équilibrage, réglages des températures de consigne…) ;
  • La surveillance de la bonne température des locaux chauffés.

Le poste P3 couvre, à la manière d’un contrat d’assurance, le remplacement des appareils en cas de casse et les dommages d’usure. La copropriété peut inclure dans cette « garantie totale » les éléments qu’elle souhaite (elle n’est pas obligée d’inclure toutes ses installations).

Le poste P4 concerne le financement de travaux importants : rénovation de la chaufferie, gros travaux de mise en conformité… En d’autres termes, l’exploitant peut financer ce type de travaux à la place de la copropriété.

Les différents types de contrats

Les contrats d’exploitation se déclinent en plusieurs marchés qui concernent différents postes de facturation et ont des caractéristiques propres.

Le marché « Prestation et Forfait » (PF) est le marché le plus basique et le moins coûteux : il inclue le poste P2 uniquement.

Le marché « Forfait » (MF), quant à lui, inclue P1 et P2. Son coût est entièrement forfaitaire et déterminé à l’avance, sans ajustement par rapport à la consommation réelle ou aux conditions climatiques (un hiver rigoureux induisant forcément une plus forte consommation).

Le marché « Température » (MT) est similaire au marché MF, si ce n’est que le coût du combustible dans le poste P1 est adapté aux conditions climatiques et donc plus « juste ».

Le marché « Comptage » (MC), pour sa part, prend en compte la consommation réelle de combustible pour établir son coût. La consommation est mesurée par l’exploitant.

Enfin, dans le cadre d’un marché « Combustible et Prestation » (CP), le combustible est vendu par l’exploitant à la copropriété avant l’utilisation de ce combustible en chaudière. L’énergie est donc gérée par l’exploitant, mais possédée par la copropriété, et son coût reflète les consommations réelles.

À noter que pour chacun de ces marchés, les postes P3 et P4 peuvent être souscris en option.

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Les différents contrats en un coup d’œil

 

Comment choisir son contrat d’exploitation ?

Nous l’avons vu, il existe des contrats d’exploitation de toutes sortes, avec différentes options, chacun ayant ses propres avantages et inconvénients… Et le moins que l’on puisse dire, c’est qu’il n’est pas évident de s’y retrouver !

Bien choisir ses postes de facturation

La première question à vous poser est celle des postes de facturation. En effet, il est intéressant de vous demander quels sont les besoins auxquels le contrat d’exploitation doit répondre dans votre copropriété. Outre le poste P2, obligatoire dans tous les types de marché, les autres postes peuvent ne pas être inclus dans votre contrat. Une certaine réflexion est donc nécessaire quant à ces différents postes.

Le poste P1 est certainement celui qui requiert le plus d’attention : il est inclus dans tous les marchés (à l’exception du marché PF) et ses modalités peuvent grandement varier d’un contrat à l’autre. Il présente deux principaux enjeux :

  • La maîtrise du prix d’achat de l’énergie et du combustible : un contrat incluant le poste P1 sous-entend que c’est l’exploitant qui fournit l’énergie à la copropriété, et qu’il en fixe lui-même le prix ;
  • La cohérence entre le coût de l’énergie fournie et la réalité : en effet la consommation dépend du comportement (plutôt économe ou énergivore) des occupants et des conditions climatiques (hiver rigoureux). Or, le prix imposé par l’exploitant est parfois éloigné de cette réalité.

Le poste P3, quant à lui, est une sorte de « contrat d’assurance » couvrant les dépenses en cas de casse ou d’usure des installations. Il est par conséquent bien moins pertinent pour les copropriétés récentes que pour les immeubles anciens. En effet, les immeubles neufs sont déjà couverts par les garanties décennale et biennale. Le choix d’une option P3 est donc surtout à envisager pour les copropriétés anciennes : cela permet de « sécuriser » son budget, puisqu’aucune dépense supplémentaire n’est à assumer en cas de casse, etc.

Le poste P4 peut être intéressant pour les copropriétés n’ayant pas énormément de budget pour réaliser des travaux sur leurs installations. Cependant, cela implique un allongement de la durée du contrat d’exploitation (qui ne peut pas être inférieure à la durée de financement) et une quasi dépendance vis-à-vis de l’exploitant.

Ainsi, il nécessaire dans un premier temps d’identifier les prestations qui vous sont vraiment utiles, en fonction de la situation de votre copropriété. Une fois que vous avez fait le choix de souscrire – ou non – aux options que sont les postes P3 et P4, il vous reste à choisir le type de marché qui vous convient le mieux.

Bien choisir son type de contrat

Dans le choix d’un marché, la différence va essentiellement se faire au niveau du poste P1. Voici les différents cas de figure :

  • Si vous ne souhaitez pas bénéficier de la prestation P1, le marché PF s’impose. Simple, peu coûteux, il vous permet de maîtriser le coût d’achat de votre énergie, mais ce contrat peut s’avérer « peu impliquant » pour l’exploitant, qui pourrait négliger ses missions de maintenance et d’entretien (P2) ;
  • Si vous souhaitez bénéficier de la prestation P1 et que vous avez une bonne connaissance de vos consommations d’énergie (à la suite d’un audit énergétique de copropriété, notamment), vous pouvez envisager le marché MF. En effet, ce marché implique un coût de l’énergie fixe pour une durée définie : il est donc primordial que ce prix forfaitaire ne surévalue pas vos consommations d’énergie réelles (ce qui est, malheureusement, un cas fréquent) ;
  • Si vous souhaitez bénéficier de P1 et que vous n’avez pas une connaissance approfondie de vos consommations, préférez les trois autres types de contrat (MT, MC, CP). Le marché MT prend en compte les conditions climatiques (hiver), mais il ne reflète pas les consommations réelles de la copropriété sur toute une année : un risque de surévaluation est donc présent. Le marché MT, par contre, prend en compte les consommations réelles et implique un suivi plus assidu par l’exploitant (qui doit mesurer régulièrement l’énergie consommée). Enfin, le marché CP permet à la copropriété d’acheter l’énergie à un prix unitaire (par unité de mesure) avant qu’elle ne soit consommée : elle ne paye donc que ce dont elle a réellement besoin.

Quel que soit le marché choisi, il reste un aspect essentiel du contrat qu’il ne faut en aucun cas négliger : l’intégration de clauses.

Ajouter des clauses au contrat

Pour s’assurer du bon déroulement des opérations, il est primordial pour la copropriété d’intégrer un certain nombre de clauses dans le contrat. En effet, le type de marché n’a finalement que peu d’importance si le contrat est mal rédigé : des clauses inexistantes ou mal négociés peuvent ouvrir la voie à de nombreuses dérives de la part de l’exploitant. Il est donc important de connaître les différentes clauses et leurs enjeux.

La clause d’intéressement permet de fixer des objectifs de consommations avec un partage des économies et des excès de consommation du combustible / d’énergie entre l’exploitant et la copropriété. Elle peut être intégrée à chacun des marchés (sauf le marché MF) et doit être précisée clairement dans le contrat. C’est un bon moyen de limiter les risques en cas d’excès de consommation d’énergie (puisqu’il sera payé, ne serait-ce qu’en partie, par l’exploitant), mais aussi d’encourager les habitants à être plus économes. Cette clause doit être couplée avec une renégociation automatique des objectifs de consommation en cas d’excès de consommation élevé ou récurrent.

La clause pour un rapport annuel d’exploitation impose à l’exploitant la remise annuelle d’un rapport d’exploitation, permettant à la copropriété de conserver une visibilité sur l’ensemble des actions menées et sur le solde de chaque poste.

La clause de répartition du poste P3 doit venir en complément d’un poste P3. Elle définit les règles de répartition du poste P3 en fin de contrat. En fonction des pourcentages définis, la copropriété et l’exploitant se partagent les excès ou les gains réalisés sur ce poste.

La clause de pénalité consiste à mettre en place des amendes liées au non-respect des prestations du contrat par l’exploitant.

La clause d’évolutivité permet d’éviter un remplacement à l’identique en cas de nécessité de remplacer un équipement. La copropriété peut ainsi bénéficier des meilleures technologies disponibles à la date du remplacement.

Avec des clauses bien négociés, la copropriété limitera considérablement les risques de dérive de l’exploitant, qui sera encouragé à s’impliquer le plus possible. Le but de telles clauses est d’aboutir à une situation « gagnant-gagnant » où chaque partie a tout intérêt à s’investir plus pour réaliser des économies.

Vers des clauses plus innovantes ?

Pour les copropriétés dans lesquelles le confort ressenti par les occupants n’est pas bon, Sénova a développé un service innovant de suivi et de maîtrise du confort grâce à l’application « Mon Confort » mise à la disposition de tous les habitants. Grâce à cette application, il est maintenant possible d’ajouter aux contrats d’exploitation une clause de « garantie de confort ressenti », avec des pénalités en cas d’inconfort ressenti. Car finalement, plus que la température, c’est bien le confort des habitants qui est important !

 

Quelle durée pour un contrat d’exploitation ?

La durée maximale d’un contrat d’exploitation varie selon les cas.

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L’importance du suivi d’exploitation

Vous l’aurez compris, négocier et suivre un contrat d’exploitation n’est pas une mince affaire : c’est un sujet techniquement complexe et des intérêts économiques conséquents en dépendent.

Sénova peut vous accompagner dans la renégociation de votre contrat d’exploitation et/ou son suivi dans la durée. Si cela est pertinent, nous pourrons même vous faire bénéficier de notre service innovant de maîtrise du confort.